Como fazer fluxo de caixa na empresa: passo a passo com exemplo

Muita empresa fecha o mês com lucro e, mesmo assim, aperta para pagar a folha no dia 5. Não é contradição: lucro e caixa medem coisas diferentes. A venda feita em 60 dias entra no resultado agora, mas o dinheiro só chega daqui a dois meses. O fornecedor, por outro lado, cobra na semana que vem. O fluxo de caixa existe para mostrar esse descompasso antes que ele vire aperto.

Neste guia você vai ver o que é fluxo de caixa, como montar o da sua empresa em 7 passos, um exemplo com números de três meses e os erros que mais distorcem o resultado.

O que é fluxo de caixa

Fluxo de caixa é o registro de todo o dinheiro que entra e sai da empresa, na data em que isso acontece de verdade. A conta que resume tudo é simples:

Ele tem duas partes, e as duas importam:

• Realizado: o que já entrou e saiu da conta até hoje. Serve para saber onde o dinheiro foi parar.
• Previsto (ou projetado): as contas a receber e a pagar que ainda vão vencer. Serve para enxergar o saldo das próximas semanas e meses.

Um detalhe que confunde muita gente: o fluxo de caixa olha para quando o dinheiro se move (regime de caixa). Já a DRE olha para quando a receita e a despesa acontecem, pagas ou não (regime de competência). Por isso os dois relatórios contam histórias diferentes e se completam. Se quiser se aprofundar, veja como funciona a DRE gerencial.

Como fazer o fluxo de caixa em 7 passos

1. Separe o dinheiro da empresa do dinheiro dos sócios

Antes de qualquer planilha ou sistema: conta bancária da empresa só para a empresa. Retirada de sócio entra como saída, com nome próprio (pró-labore ou distribuição de lucros). Misturar as contas é o erro que mais invalida um fluxo de caixa, porque ninguém consegue dizer depois se a empresa gerou ou consumiu dinheiro.

2. Defina o período e o saldo inicial

Para acompanhar o dia a dia, use o fluxo diário ou semanal. Para planejar, olhe mês a mês, pelo menos 90 dias para frente. O saldo inicial é o saldo real das contas bancárias (e do caixa físico, se houver) no primeiro dia do período. Nada de estimativa aqui: é o número do extrato.

3. Registre as entradas pela data em que o dinheiro cai

Vendas à vista, recebimentos de clientes, antecipações, rendimentos, empréstimos recebidos. Venda no cartão entra na data em que a operadora deposita, não na data da venda. Boleto entra quando é compensado.

4. Registre as saídas e classifique cada uma

Fornecedores, folha e encargos, aluguel, impostos, tarifas, parcelas de empréstimo, retiradas dos sócios. Classifique cada saída num plano de contas simples, com poucos grupos: custos variáveis (que acompanham as vendas), despesas fixas, impostos, pessoal, financeiro (juros e parcelas) e investimentos. É essa classificação que mostra onde o dinheiro está indo.

5. Calcule o saldo de cada período

Aplique a fórmula em cada dia, semana ou mês: o saldo final de um período vira o saldo inicial do próximo. Olhe especialmente para os dias de pico de saída (folha, impostos, fornecedores grandes), que é onde o saldo costuma ficar negativo.

6. Projete os próximos 90 dias

Some as contas a receber e a pagar que já existem e acrescente o que é recorrente (aluguel, folha, impostos). Não esqueça as saídas sazonais: 13º salário, férias, IPVA, seguros anuais. É a projeção que transforma o fluxo de caixa de relatório do passado em ferramenta de decisão.

7. Confira com o extrato do banco toda semana

Se o saldo do seu fluxo de caixa não bate com o saldo do banco, alguma coisa ficou de fora: uma tarifa, um recebimento que não foi baixado, um pagamento lançado duas vezes. Essa conferência se chama conciliação bancária e é o que dá confiança ao número. Sem ela, o fluxo de caixa vira uma estimativa.

Exemplo prático: três meses de uma empresa

Uma distribuidora começa outubro com R$ 18.000 no banco. Este é o realizado do mês:

Entraram R$ 53.500 e saíram R$ 57.300: o caixa caiu R$ 3.800, mesmo com a empresa vendendo bem. Agora a projeção, somando as contas a receber e a pagar já conhecidas e as saídas de fim de ano:

O fluxo de caixa mostra, em outubro, que vai faltar dinheiro em dezembro. Com dois meses de antecedência, a empresa tem opções baratas: negociar prazo com o fornecedor principal, oferecer desconto para antecipar recebimentos, segurar uma compra que não é urgente ou reservar parte do caixa de novembro. Descobrir o furo no dia 20 de dezembro deixa só as opções caras, como cheque especial e antecipação de recebíveis com taxa alta.

Erros que mais distorcem o fluxo de caixa

• Lançar pela data da venda, e não do recebimento. O fluxo de caixa fica otimista e o dinheiro não aparece.
• Esquecer impostos, 13º e férias. São valores grandes, previsíveis e quase sempre lembrados tarde.
• Misturar contas pessoais e da empresa. O saldo deixa de dizer alguma coisa sobre o negócio.
• Não conferir com o banco. Pequenas diferenças se acumulam até o número perder a credibilidade.
• Olhar só para o passado. O realizado explica o que aconteceu; é a projeção que evita o aperto.
• Planilha desatualizada. Um fluxo de caixa de três semanas atrás é pior que nenhum, porque dá falsa segurança.

Dois números para acompanhar junto

Saldo mínimo de segurança. Defina um valor abaixo do qual o caixa não deve ficar. Uma referência prática é o total das despesas fixas de um mês: se o saldo projetado cruzar essa linha, é hora de agir.

Prazo de recebimento versus prazo de pagamento. Se você recebe dos clientes em 45 dias e paga os fornecedores em 30, financia a operação com o próprio caixa por 15 dias. Quanto mais a empresa cresce, maior esse buraco. Encurtar o prazo de recebimento ou alongar o de pagamento libera dinheiro sem vender nada a mais.

Planilha ou sistema?

A planilha resolve no começo: é gratuita e flexível. O problema aparece com o volume. Cada lançamento é digitado duas vezes (no contas a pagar e no fluxo), o extrato é conferido na mão e basta uma fórmula quebrada para o saldo deixar de bater. Um sistema monta o fluxo de caixa a partir das próprias contas a pagar e a receber, importa o extrato e aponta as diferenças. O tempo que sobra vai para a parte que importa: decidir o que fazer com o número.

Perguntas frequentes