Emissão de nota fiscal integrada ao financeiro: como funciona e o que muda na pequena empresa

Em muita pequena empresa a rotina da venda é assim: o pedido é anotado num lugar, a nota é emitida num emissor separado (às vezes o do site da prefeitura ou da Sefaz, às vezes um programa pago à parte), o estoque é baixado em outra tela e, no fim do dia, alguém digita a venda no financeiro. São quatro lugares para a mesma informação, e quatro chances de um número sair diferente.

Neste guia você vai ver o que muda quando a emissão da nota fiscal é integrada ao pedido de venda e ao financeiro, o que é preciso para emitir e um passo a passo de como isso funciona no dia a dia.

O que é emissão de nota fiscal integrada

É quando a nota é gerada a partir de um documento que já existe no sistema, normalmente o pedido de venda, e não digitada do zero. Os dados do cliente, os produtos, as quantidades, os descontos, o frete e as condições de pagamento já estão no pedido. A nota só precisa reaproveitar essas informações e acrescentar a parte fiscal, que vem do cadastro de cada produto.

Depois de autorizada, a mesma venda alimenta o restante da gestão: as parcelas viram contas a receber, o recebimento entra no fluxo de caixa e a receita aparece na DRE gerencial do mês.

Os problemas de emitir num sistema e controlar em outro

• Retrabalho: cliente, produto e valor digitados duas ou três vezes. Numa empresa com 20 notas por dia, isso é uma pessoa parte do tempo só redigitando.
• Divergência: a nota sai com um valor e o financeiro registra outro (um desconto esquecido, uma parcela a mais). O erro só aparece semanas depois, na conciliação com o banco.
• Venda sem conta a receber: a nota foi emitida, mas ninguém lançou a cobrança. Resultado: cliente que nunca é cobrado.
• Tributação no improviso: no emissor avulso, quem emite escolhe CFOP e situação tributária na hora, de cabeça. Com a tributação definida no cadastro do produto, ela é decidida uma vez e repetida certo.
• Custo duplicado: paga-se um emissor à parte e um sistema de gestão que não conversam.

Como funciona, passo a passo

No DataFinance, o caminho de uma venda com nota é este:

1. Pedido de venda: cliente, produtos, desconto e parcelas, com o estoque reservado.
2. Gerar NF-e: um clique no pedido abre a nota já montada com o cliente, os itens, o frete e o pagamento. A tributação de cada item vem do cadastro do produto.
3. Conferir e emitir: a nota é transmitida direto à Sefaz. Autorizada, o DANFE (a versão impressa) e o XML ficam prontos na hora.
4. Enviar ao cliente: a nota vai por e-mail, de dentro do sistema, com o DANFE e o XML anexos.
5. Financeiro em dia: as parcelas do pedido já estão em contas a receber, e o resto (fluxo de caixa, DRE, relatório de vendas com lucro) se atualiza sozinho.

Para quem presta serviço, o mesmo raciocínio vale para a NFS-e no padrão nacional: o serviço, o tomador e os impostos sobre o serviço saem do cadastro, sem precisar entrar no portal a cada nota.

O que é preciso para emitir

Emitir nota com valor fiscal exige preparação. Não é algo para fazer no improviso, e é por isso que a configuração inicial costuma ser feita junto com quem conhece o assunto:

• Certificado digital A1 da empresa, que assina cada nota. Ele fica guardado no sistema de forma protegida.
• Regime tributário correto da empresa (Simples Nacional, MEI, Lucro Presumido ou Real), porque ele define como os impostos são calculados.
• Tributação dos produtos e serviços: NCM, CFOP, situação tributária (CST ou CSOSN), PIS, COFINS e, quando for o caso, IPI. Para serviços, o código do serviço e o ISS.
• Cadastro completo dos clientes: CNPJ ou CPF, inscrição estadual quando houver e endereço.

Os cadastros do DataFinance já trazem também os campos de IBS e CBS da reforma tributária, para a empresa não precisar trocar de sistema quando as regras novas entrarem de vez.

E do outro lado: pagar boletos sem digitar

A integração também vale para as contas a pagar. Em vez de digitar a linha de cada boleto, você solta os PDFs dos boletos de uma vez. O sistema lê banco, valor e vencimento, acha a conta em aberto de cada um e dá a baixa de todos juntos, com a data e a conta bancária escolhidas. Se um boleto já foi pago, ele avisa, e o mesmo boleto não é baixado duas vezes. Também aceita a linha digitável e o leitor de código de barras.

Como saber se vale a pena para a sua empresa

A emissão integrada costuma compensar quando pelo menos um destes pontos é verdade:

• A mesma pessoa emite a nota e lança a venda no financeiro.
• Já aconteceu de uma venda ficar sem cobrança, ou de uma nota sair com valor diferente do combinado.
• A empresa paga um emissor à parte e um sistema de gestão que não se falam.
• Você quer ver o lucro de cada venda, e não só o faturamento.

Se a resposta for sim para dois ou mais, vale conversar e ver como fica com os seus produtos e clientes.

Perguntas frequentes