Planilha de fluxo de caixa grátis: modelo para baixar e como usar

Para quem está começando a organizar o financeiro, a planilha é o primeiro passo natural: é grátis, todo mundo sabe abrir e mostra rapidamente para onde o dinheiro está indo. O problema é que muita planilha de fluxo de caixa que circula por aí é complicada demais, cheia de abas que ninguém preenche, ou simples demais, sem a parte que realmente importa: o saldo dos próximos meses.

Montamos um modelo enxuto, com o que um pequeno negócio precisa de verdade. Você baixa abaixo, sem cadastro, e neste guia vê como preencher, os cuidados que fazem diferença e os sinais de que é hora de trocar a planilha por um sistema.

O que tem na planilha

• Como usar: o passo a passo resumido, para consultar quando bater a dúvida.
• Configurar: o saldo inicial, o mês de início e as categorias (13 já prontas, como fornecedores, folha, impostos e tarifas). Dá para renomear.
• Lançamentos: uma linha por movimento, com data, descrição, categoria, valor e situação (realizado ou previsto). O tipo (entrada ou saída) vem da categoria, então o valor é sempre positivo.
• Fluxo mensal: calculado sozinho. Soma as entradas e saídas por categoria, mês a mês, por 12 meses, e mostra o saldo final de cada mês. Mês com saldo negativo fica em vermelho.

A planilha vem com alguns lançamentos de exemplo, marcados em amarelo, para você ver o funcionamento. No exemplo, a empresa começa outubro com R$ 18.000, termina novembro com R$ 2.610 e fica negativa em R$ 8.290 em dezembro, por causa do 13º salário. É exatamente esse tipo de aviso, com dois meses de antecedência, que o fluxo de caixa existe para dar.

Como preencher, passo a passo

1. Apague os exemplos. Na aba Lançamentos, apague as linhas que começam com "EXEMPLO".
2. Informe o saldo inicial. Na aba Configurar, coloque o saldo real das contas bancárias (e do caixa físico, se houver) no primeiro dia do mês de início. Use o extrato, não a memória.
3. Lance o que já aconteceu no mês. Cada recebimento e cada pagamento, com a data em que o dinheiro entrou ou saiu da conta, situação "Realizado".
4. Lance o que está por vir. Contas a pagar e a receber já conhecidas, com a data de vencimento e situação "Previsto". Inclua o que é recorrente (aluguel, folha, impostos) e o que é sazonal (13º, férias, IPVA, seguros).
5. Olhe a aba Fluxo mensal. O saldo final de cada mês mostra onde o caixa aperta. A linha "dos quais ainda previsto" separa o que é projeção do que já aconteceu.
6. Atualize toda semana. Quando um previsto acontece, troque a situação para "Realizado" e ajuste a data e o valor reais.

Se é a primeira vez que você monta um fluxo de caixa, vale ler também o guia como fazer fluxo de caixa na empresa, com um exemplo completo de três meses.

Fluxo de caixa diário ou mensal?

Os dois, para perguntas diferentes. O mensal, que é o que a planilha mostra, serve para planejar: enxergar com antecedência o mês do 13º, da parcela grande do fornecedor ou da queda sazonal de vendas, e decidir antes (negociar prazo, segurar uma compra, antecipar um recebível).

O diário serve para operar: saber se o saldo de hoje cobre os boletos de amanhã. Na planilha, dá para ver isso filtrando a aba Lançamentos pelos próximos dias. Se o seu caixa costuma apertar dentro do mês (por exemplo, folha no dia 5 e recebimentos só no dia 20), olhe também a semana, não só o fechamento do mês: um mês que termina positivo pode passar dez dias no negativo.

5 cuidados que fazem a planilha funcionar

• Data do dinheiro, não da venda. Venda no cartão em 3 vezes entra como três recebimentos, nas datas em que a operadora deposita, pelo valor já descontada a taxa.
• Conta da empresa separada da pessoal. Retirada de sócio é lançamento, na categoria "Pró-labore e retiradas". Sem isso, nenhum saldo fecha.
• Nada de "outras despesas" gigante. Se a categoria genérica passar de 10% das saídas, crie categorias novas. Gasto que não tem nome não é cortado.
• Confira com o extrato toda semana. O saldo realizado da planilha tem que ser igual ao do banco. Se não for, falta lançamento. Veja como fazer essa conferência no guia de conciliação bancária.
• Uma pessoa responsável. Planilha editada por muita gente perde linha, duplica lançamento e quebra fórmula sem ninguém perceber.

Quando a planilha deixa de dar conta

A planilha funciona bem enquanto o movimento é pequeno e uma pessoa cuida de tudo. Os sinais de que ela ficou pequena costumam ser estes:

Nesse ponto, um sistema resolve o que a planilha não resolve: o fluxo de caixa passa a sair automaticamente das contas a pagar e a receber, o extrato do banco entra por arquivo e é conferido, e a DRE fica pronta com os mesmos lançamentos. Veja como funciona o fluxo de caixa do DataFinance. Os dados que você organizou na planilha não se perdem: eles são o ponto de partida.

Perguntas frequentes