Conciliação bancária: o que é, como fazer e um exemplo com números

Todo financeiro já passou por isso: fecha o mês, abre o extrato e o saldo do banco não é o mesmo que aparece na planilha ou no sistema. A diferença pode ser de R$ 12 ou de R$ 12 mil, e a tentação é lançar um "ajuste" e seguir em frente. O problema é que o ajuste esconde a causa, e a causa costuma voltar no mês seguinte.

Neste guia você vai ver o que é conciliação bancária, quais são as diferenças mais comuns entre o banco e o sistema, como fazer a conciliação passo a passo com um exemplo em números e com que frequência vale a pena conciliar.

O que é conciliação bancária

Conciliação bancária é a conferência, linha por linha, entre o extrato do banco e os lançamentos do financeiro da empresa (contas pagas e recebidas). O objetivo é que cada movimento do banco tenha um lançamento correspondente no sistema, e vice-versa. Quando isso acontece, o saldo do sistema é igual ao saldo do banco, e você pode confiar no fluxo de caixa e na DRE que saem desses lançamentos.

Não é só uma tarefa de conferência. Um saldo que não bate significa que algum número está errado: uma despesa que não entrou na DRE, um recebimento que ninguém baixou, um pagamento lançado duas vezes. Conciliar é o que garante que os relatórios contam a verdade.

Por que o saldo do sistema não bate com o banco

As diferenças quase sempre caem em um destes grupos:

• Movimentos que só o banco conhece: tarifas, pacote de serviços, IOF, juros de cheque especial, rendimento de aplicação automática, estorno de Pix. Ninguém lançou porque ninguém "pagou" nada.
• Lançamentos com valor diferente: o boleto foi pago com juros ou desconto, a venda no cartão caiu com a taxa descontada, o cliente pagou a menos.
• Diferença de data: o cheque foi lançado na emissão, mas só compensou dias depois; o recebimento do cartão foi lançado na venda, mas cai em 30 dias.
• Erros de lançamento: conta paga baixada duas vezes, pagamento lançado na conta bancária errada, valor digitado trocado (R$ 1.870,30 virou R$ 1.780,30).
• Transferências entre contas da própria empresa lançadas só de um lado.

Exemplo com números

Uma distribuidora fecha a primeira semana de outubro. O extrato do banco mostra saldo de R$ 48.312,40. O sistema mostra R$ 47.985,40. Diferença: R$ 327,00 a mais no banco. Conferindo linha por linha:

Três linhas do banco não estão no sistema: a tarifa (− 89,90), a devolução do Pix (− 237,10) e o rendimento (+ 654,00). Somando, + 654,00 − 89,90 − 237,10 = + 327,00, exatamente a diferença. Lançadas as três, o saldo do sistema passa a ser R$ 48.312,40, igual ao do banco.

Repare que a diferença líquida de R$ 327 escondia R$ 981 em movimentos que ninguém tinha registrado. Se o financeiro tivesse lançado um "ajuste de R$ 327", a DRE perderia a tarifa e a devolução, e mostraria uma receita financeira menor do que a real.

Como fazer a conciliação bancária passo a passo

1. Defina o período e o saldo inicial. Comece de um dia em que o saldo do sistema e o do banco eram iguais (o último fechamento conciliado). Se nunca foram, use o saldo do extrato como ponto de partida.
2. Baixe o extrato. No internet banking, exporte o período em OFX (o formato mais completo, que a maioria dos bancos oferece) ou em CSV. Evite conferir pelo PDF: digitar de novo é onde nascem os erros.
3. Case cada linha do extrato com um lançamento. Mesmo valor, mesma data ou data próxima. Marque o que bateu.
4. Trate o que sobrou do lado do banco. Tarifas, juros, rendimentos e estornos viram lançamentos novos, cada um no seu plano de contas (tarifa é despesa financeira, rendimento é receita financeira).
5. Trate o que sobrou do lado do sistema. Lançamento que não aparece no extrato é cheque não compensado, pagamento agendado para outro dia ou erro. Confira e corrija a data, a conta bancária ou o valor.
6. Confira o saldo final. Saldo do sistema igual ao do banco: período conciliado. Diferente: volte ao passo 3, a diferença ainda está em alguma linha.
7. Registre o fechamento. Anote a data e o saldo conciliado. É o ponto de partida da próxima conciliação.

Com que frequência conciliar

Quanto mais tempo entre uma conciliação e outra, mais difícil achar a causa. Em um mês inteiro, uma diferença de R$ 327 pode estar em qualquer uma de 300 linhas; em um dia, em 10.

• Diária: empresas com muitas vendas no cartão e Pix, ou com várias contas bancárias.
• Semanal: o mínimo recomendado para a maioria das pequenas empresas.
• Mensal: só funciona com pouco movimento, e sempre antes de fechar a DRE do mês.

E as vendas no cartão?

O cartão é onde a conciliação mais trava, porque a venda e o dinheiro não chegam juntos nem com o mesmo valor. Uma venda de R$ 1.000 no crédito em 3 vezes pode cair no banco como três depósitos de R$ 323,33 ao longo de três meses, já descontada a taxa da maquininha. Se o financeiro lançou um recebimento de R$ 1.000 na data da venda, nada vai bater.

O caminho é lançar o recebível do cartão com a data prevista de depósito e o valor líquido (ou lançar a taxa separada, como despesa), parcela por parcela. Assim, cada depósito da operadora no extrato encontra um lançamento correspondente. A taxa do cartão, por sua vez, entra na DRE como custo da venda, e não some como "diferença".

Erros comuns na conciliação

• Lançar a diferença como "ajuste". Resolve o saldo e estraga a DRE.
• Importar o mesmo extrato duas vezes e duplicar lançamentos.
• Baixar a conta a pagar e lançar o débito do extrato de novo: o mesmo pagamento aparece duas vezes.
• Esquecer as transferências entre contas próprias, que precisam sair de uma conta e entrar na outra.
• Conciliar só a conta principal e deixar de lado a conta da maquininha, a aplicação ou o caixa físico.

Planilha ou sistema?

Na planilha, a conciliação é manual: abrir o extrato, procurar cada valor, marcar, somar. Funciona com poucas linhas e fica pesado quando o movimento cresce, porque é justamente o trabalho repetitivo que gera erro. Em um sistema, o extrato entra por arquivo, linhas repetidas são ignoradas e cada movimento do banco chega com uma sugestão de lançamento correspondente para você só confirmar. Veja como funciona a conciliação bancária do DataFinance.

Perguntas frequentes